Главная | Защита прав потребителя | Административно хозяйственный менеджер функции

Административный директор: должностные обязанности и функции


Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение — это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании, помощь всем подразделениям в выполнении производственных планов, что бы для этого ни приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен в зависимости от конкретной ситуации. На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы: В качестве иллюстрации приведем два примера.

Пример 1 Крупное промышленное предприятие поставило цель — выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации.

произошло Административно хозяйственный менеджер функции уже совсем

Предприятие владеет несколькими производственными зданиями 5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица , имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований.

До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому! Кроме того, отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка существовали как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, никто не отвечал за мелкий бытовой ремонт, и все руководители решали подобные вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике.

Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же, каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы. Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам новая должность. Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.

Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела.

Административно хозяйственный менеджер функции существует

Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций ремонт, закупки , а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.

Небольшая организация издательский бизнес арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание столовая обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь.

Удивительно, но факт! Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями: Таким образом мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо: Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.

По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам: Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действий различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. Так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании.

Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач. Организация рабочих мест Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать и что в какой последовательности лучше предпринимать.

Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штата сотрудников. Первое, с чего необходимо начать данную работу, — составить описание рабочего места.

Для чего создается АХО

Такое описание должно включать в себя перечень необходимой мебели и оборудования для стандартного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель и специфики деятельности наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.

В идеале лучше составить описание рабочего места для каждой должности. Однако, это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных специфичных должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды.

Удивительно, но факт! Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами — наличие мест ожидания посетителей, а для главного бухгалтера — сейф. Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника. Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.

Основной принцип в данном случае - определить, что лучше иметь в запасе постоянно на случай приема нового сотрудника , а что необходимо закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, лучше иметь небольшой запас инвентаря, тем более, что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади, можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить прозапас компьютер вряд ли стоит — это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно.

Для сокращения времени организации рабочего места в АХО должна иметься актуальная информация о поставщиках мебели и оборудования. Если же такая информация не учитывается и не хранится, то административному работнику придется потратить довольно много времени на то, чтобы найти необходимых поставщиков и выбрать среди них тех, которые подходят в данной ситуации.

Структура отдела

Лучше всего составить матрицу всего бизнес-процесса организации рабочего места и указать в ней все отделы, участвующие в процессе, а также какой отдел, что и в какие сроки должен делать. Это тем более важно, так как проколы очень часто происходят именно из-за сбоев в передаче информации. Приведем упрощенный пример бизнес-процесса организации нового рабочего места. Выполнение заявок на мелкий ремонт Нарекания по данному вопросу возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу.

Информация от сотрудников не учитывается, ее выполнение не планируется и, как следствие, поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто. Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО.

Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде. Форма заявки может быть следующая: Процедура работы с такой заявкой может быть следующая: Для повышения эффективности работы по выполнению мелкого ремонта немаловажно привязать стимулирование административных работников к качеству и скорости отработки заявок.

Административно хозяйственный менеджер функции знаю

Обоснованное нарекание кого-либо из сотрудников должно приводить к наказанию исполнителя. Чтобы обеспечить справедливость, лучше всего установить нормы выполнения заявок. Для этого составляется полный перечень возможных заявок который можно пополнять по прецеденту и устанавливаются нормы выполнения по каждому пункту. По данному вопросу типовых норм не существует, поэтому каждая компания устанавливает свои собственные нормы, исходя из своей специфики и текущих задач.

Итак, мы рассмотрели перечень наиболее типичных функций административно-хозяйственного персонала, влияние на содержание данных функций целей компании, ее размеров и специфики , а также более подробно вопрос о том, как можно построить процесс организации рабочего места и процесс выполнения заявок на мелкий ремонт.

Как мы показали, данные задачи решаются за счет детального планирования и четкого описания бизнес-процессов, то есть важно установить четкую процедуру выполнения данной работы, составить регламент, ознакомить всех, кто задействован в его исполнении, и постоянно контролировать этот процесс.

Эта задача чисто управленческая. В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития.

Читайте также:

  • Лишение прав за пьянку иваново
  • Госпошлина за утерю прав в 2017 году
  • Наследование ограниченно оборотоспособных вещей
  • За какое число сегодня выдают пенсию в днр
  • Как оформить квартиру на себя по завещанию
  • Налог ру льготы для пенсионеров ветеранов труда
  • Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку работника